Post foto: Flyvende kuverter | © Gerd Altmann på Pixabay
Allerede i midten af 1990'erne havde de fleste voksne i den vestlige verden sandsynligvis deres egen e-mail-konto, hvilket aldrig var tiltænkt af de oprindelige udviklere. I dag får brugerne for det meste disse konti fra deres arbejdsgiver eller telefonselskab, nogle, især yngre mennesker, bruger blot de internetbaserede tilbud, og før du ved af det, har du flere af dine egne e-mail-konti, end du faktisk kan bruge fornuftigt.
Særligt internetkyndige brugte meget hurtigt også deres egne domæner og dermed deres helt egne e-mail-konti og berigede dermed e-mail-verdenen enormt. Der er også tjenester, der tilbyder brugere midlertidige e-mail-adresser til enhver lejlighed.
Men det er slet ikke det, denne artikel handler om, den handler om, hvordan e-mail blev misbrugt fra starten ved at bruge e-mail-konti og -programmer mere og mere til e-mail-håndtering og -arkivering, hvilket i dag endda fører til, at nogle udbydere tilbyder ekstra tjenester, såsom automatisk og angiveligt "lovligt" korrekt "evig" lagring af alle e-mails, der nogensinde er modtaget og sendt - hvilket udelukkende resulterer i et enormt spild af ressourcer og energi.
Samtidig skal man huske, hvad man plejede at gøre med de breve, telegrammer eller faxer, man modtog - og måske stadig gør i dag. Meget få af os har udviklet et arkivsystem til dette og vedligeholdt det i årevis. Det var mest kærlighedsbreve, der forsvandt bundtet i skuffer og fik arvingerne til at smile årtier senere. Nogle af disse samlede breve kom endda ind i litterære arkiver, såsom det i Marbach am Neckar.
Så hvorfor vil du have eller have brug for at gemme hver e-mail, du sender eller modtager - nogle gemmer endda de aldrig-sendte kladder - i din indbakke i dag og gemme den for evigt? De 2 GB lagerplads, der er reserveret til en normal postkasse, rækker allerede knap nok, og der reserveres nu lagerplads, der langt har overskredet alle tænkelige mål. Årsagen til dette kan være, at mange bruger deres e-mail-programmer som æglæggende uldmælksgrise og i den forbindelse ikke har betænkeligheder ved at opbevare og videregive deres meget personlige data eller andre hemmeligheder og helt egne ideer, for ikke at tale om forretningshemmeligheder .
Det ville være så nemt at kontrollere relevansen af sendte og modtagne e-mails og om nødvendigt som en separat fil i én noteboks eller et andet passende opbevaringssted. Og hvis du så har mod på at slette irrelevante e-mails med det samme, kan det godt ske, at dit eget arbejde kan udføres på en meget mere afslappet og frem for alt bedre organiseret måde. Jeg er fast overbevist om, at med passende håndtering af personoplysninger kan ens eget arbejde udføres meget mere effektivt og i sidste ende mere effektivt. Dette lille trick sparer dig også for den ene eller anden konsulent og køb af utallige ledelsesbøger eller onlinekurser.
"Du kommer til at skrive meget. Gør det godt. Telefonopkald og hangouts skaleres ikke. Ansigt til ansigt er dyrt for distribuerede grupper og derfor sjældent. Realtidsværktøjer som IRC og Slack er til ulempe for folk i minoritets tidszoner. Så i et online-fællesskab vil din vigtigste måde at kommunikere på sandsynligvis være e-mail. Hvilket betyder, at du skal være god til det. Tag dig tid til at skrive omhyggeligt, fuldt ud og præcist. Og da tekst kommer til at gøre så meget af dine kommunikative tunge løft, så overvej at være lidt mere eksplicit om følelsesmæssig signalafsendelse, end du ellers ville være. ("Jeg er glad...", "det er trist...", "Jeg er taknemmelig.")."
Sue Gardner, En lille guide til at arbejde med online-fællesskaber (21. marts 2016)
